Prestação de contas

Gestores e coordenadores fazem balanço das atividades nos primeiros seis meses de trabalho

Em reunião no dia 20 de dezembro, a equipe gestora do projeto EJA integrada à EPT e os coordenadores apresentaram um balanço de todas as atividades desenvolvidas pelas equipes desde junho, quando o trabalho foi iniciado, até este mês.

Gestão do Projeto – Está atuando em duas frentes de ação: parceria com a Secretaria de Estado da Educação e Municípios para oferta de formação continuada para docentes que atuam na EJA e para a oferta de cursos pactuados no projeto para alunos matriculados na Educação de Jovens e Adultos. O prazo para manifestação de parceria será 22 de janeiro. A previsão é de o curso de formação de professores tenha início em março indo até junho. A partir de julho terá início o processo seletivo de alunos que serão contemplados com os cursos do projeto, com previsão de término em dezembro de 2025.

Planejamento e mapeamento de processos. Na etapa 1, foram mapeados os seguintes processos:

• Elaboração de PPCs: gerados os BPMNs para elaboração dos PPCs e elaboração do edital para a contratação de equipe de material didático
• AVA – criação e administração de cursos; postagem de materiais didáticos
• SRE – mapeamento das matrículas e emissão de documentos oficiais.
• Permanência e êxito – acolhimento ao estudante, acompanhamento integral do estudante, gestão pedagógica, gestão administrativa
• Gestão de pessoas – produzidos POPs de formalização de vínculo dos bolsistas; controle de atividades e frequência.
• Contábil, orçamento e financeiro – já possuíam o mapeamento de pagamento das Nfs de materiais de consumo, pagamento de bolsistas (internos e externos), pagamento de diárias, pagamento de Nfs de serviço.
• Compras, licitações e contratos – validado o mapeamento dessas atividades
• Logística – mapeamento de almoxarifado e patrimônio
• Comunicação – construção e validação do Plano de Comunicação

Na etapa 2 – Equipes mapearam os processos de tutoria: macroprocessos, emissão de relatórios de notas e frequência, fóruns avaliativos e tarefas avaliativas, jornada da tutoria (EAD e presencial) e grupos de whatsapp institucionais.

Gestão de pessoas – Iniciou com a documentação de vínculo dos bolsistas adaptando documentos de outros projetos para atender às necessidades do projeto EJA; construção de um manual e recentemente a criação de um vídeo orientativo sobre o preenchimento de documentos. Foram feitos dois processos seletivos e a partir da verificação de algumas falhas nas etapas de avaliação foi construído um roteiro para o processo de seleção; controle dos relatórios de atividades e para melhorar a relação dos bolsistas com o projeto foi criada uma Instrução Normativa que será aplicada a partir de janeiro. Controle da produtividade dos bolsistas além da oferta de capacitação dos coordenadores e bolsistas no próximo ano.

Compras – Foi feito o levantamento das demandas junto às equipes de Logística e dos PPCs e depois de definir quais materiais precisariam ser comprados ou locados foi definida qual a modalidade de licitação que melhor se adequaria. Após a primeira etapa dividiu-se a equipe e iniciou-se a cotação dos itens, lançamento no Sisreq e agora está na fase de pregão.

Orçamento, Contábil e Financeiro – Estudo das Legislações municipais para entender como seriam as retenções dos profissionais externos que atuariam no programa; equipe passou por treinamento junto à reitoria para utilização de alguns sistemas que passaram a ser exigidos pelo Governo este ano. E após iniciaram os processos orçamentários para a aquisição dos itens necessários ao projeto; pagamento das bolsas; a partir de dezembro foi feito um remanejamento de rubricas; criação de vídeos orientativos para facilitar o preenchimento de documentos pelos bolsistas para dar celeridade ao processo; disponibilização de um link no portal institucional para que fornecedores e bolsistas possam acompanhar os pagamentos executados com recursos do projeto EJA, dando mais transparência e praticidade à consulta da execução orçamentária sem precisar ter acesso ao Portal da Transparência do Governo; em breve também será disponibilizado um controle para que todos possam acompanhar ,com mais clareza, o que foi empenhado do recurso. Do valor total de R$ 14.865.000,00 foi liquidado cerca R$ 1 milhão, sendo a maior parte para pagamento dos bolsistas

Logística – Após definir o material a ser adquirido e o prazo das entregas, o processo foi encaminhado para empenho.

AVA – elaboração de novas atribuições para os designers instrucionais e administradores da plataforma, mapeamento de processo com criação de POPs que estão sendo revisados e serão encaminhados para validação; oferta de curso piloto e podemos observar situações que terão que ser revistas para os próximos cursos; aquisição de computador servidor para hospedar a plataforma Moodle para o projeto; criação de uma nova plataforma Moodle para o projeto que está em fase de configuração, instalação de plugins e elaboração da identidade visual para um ambiente mais agradável de estudo.

Design Instrucional – Análise dos processos para produção de cursos a distância (adequação ao PPC, adequação ao AVA, validar materiais visuais e audiovisuais, solicitar e validar ajustes nos materiais – conteudistas -, verificar e validar o AVA). Analisado o PPC do curso de formação de professores verificou-se algumas situações que precisam ser avaliadas como o momento de acolhida, trilhas formativas, entrega dos planos de ensino, recuperação paralela, avaliação final e pedido de revisão de notas; também foi analisado o guia para a elaboração de caderno temático do curso.

Comunicação e Marketing – Contato com a Secretaria de Estado da Educação, Superintendências de Ensino e Secretarias Municipais de Educação para formalização de parcerias para oferta de cursos; mapeamento de municípios que ofertam EJA em Minas Gerais, construção da página do projeto no portal institucional com notícias, apresentação, editais, equipe e os cursos do projeto; criação de um Plano de Comunicação e um Plano de Marketing para divulgação do projeto e captação de alunos.

Permanência e êxito – Dividido em três etapas:

• Etapa 1 – estudo de documentos sobre permanência e êxito de diversas instituições e discussões sobre os documentos estudados.
• Etapa 2 – elaboração de documentos: GT1 (Plano estratégico de permanência e êxito; GT2 (Manual de orientações ao estudante); GT3 (POPs para acompanhamento estudantil)
• Etapa 3 – revisão e fechamento dos documentos.

PPC – Dividido em dois grupos:

• Grupo Fixo: estudo de artigos e legislações / textos dos PPCs após a construção dos itens básicos (Ementa, Bibliografia, Perfil Profissional de Conclusão, Objetivos e Justificativa)
• Grupo de responsáveis técnicos: elaboração de listas de materiais, criação dos itens básicos do PPC.
  Construído em PPC padrão e construção e análise em conjunto nas reuniões dos itens básicos, análise dos demais itens padronizados, construção, revisão e operacionalização do edital do material didático.

Planejamento de Supervisão Pedagógica – elaboração de documentos (atribuições da supervisão pedagógica, guia para a elaboração do caderno temático, checklist para conferência do caderno temático, apresentação para treinamento do professor conteudista, ficha orientativa para frequência do professor)

Ascom EJA integrada à EPT
IFSULDEMINAS – Campus Pouso Alegre