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Competências da Secretaria de Registros Acadêmicos

Compete à Secretaria de Registros Acadêmicos:

  • Implantar novos processos para melhorias no atendimento e funcionamento do setor;
  • Manter a interlocução com a Diretoria de Desenvolvimento Educacional (DDE) e com a Coordenadoria-Geral de Ensino (GCE) na elaboração do calendário escolar e outras atividades pertinentes ao registro escolar;
  • Atender ao público (externo e interno), pessoalmente, por telefone ou e-mail, prestando informações diversas referentes aos cursos oferecidos, formas de ingresso e serviços da secretaria como um todo;
  • Cadastrar os cursos, turmas, professores e alunos no Sistema Informatizado de Registros Acadêmicos (SUAP Edu) ou outro que venha a ser implantado;
  • Alimentar, atualizar e verificar periodicamente ou quando houver qualquer alteração de situação de dados no Sistema Informatizado de Registros Acadêmicos (SUAP Edu);
  • Verificar e corrigir as inconsistências no Sistema Informatizado de Registros Acadêmicos (SUAP Edu) ou outro que venha a ser implantado;
  • Registrar e acompanhar chamados no Suporte Técnico Responsável pelo Sistema Informatizado de Registros Acadêmicos (SUAP Edu) ou outro que venha a ser implantado, a fim de garantir sua operacionalidade;
  • Participar de reuniões e treinamentos para atualização no uso do Sistema Informatizado de Registros Acadêmicos (SUAP Edu) ou outro que venha a ser implantado;
  • Oferecer treinamento aos novos professores para uso do Sistema Informatizado de Registros Acadêmicos (SUAP Edu) ou outro que venha a ser implantado;
  • Dar suporte a professores e alunos no uso do Sistema SUAP Edu ou outro que venha a ser implantado;
  • Planejar e executar as matrículas e registros dos alunos aprovados nos diversos processos seletivos para ingresso nos cursos (inclusive Transferências Externas e Internas);
  • Montar e arquivar as pastas de alunos com documentos exigidos para a matrícula;
  • Recepcionar os novos alunos e prestar informações sobre os serviços da Secretaria;
  • Emitir as carteirinhas de identificação dos estudantes;
  • Receber e registrar as Rematrículas de Alunos do Campus.
  • Receber e registrar os pedidos de Cancelamento de Matrícula;
  • Receber e registrar os pedidos de Trancamento de Matrícula;
  • Receber e encaminhar os Requerimentos de 2ª chamada de Prova/Trabalho de alunos;
  • Receber, acompanhar e registrar os Requerimentos de Dispensa de Disciplina e Aproveitamento de Alunos;
  • Receber os requerimentos de alunos da instituição e de alunos que solicitem Certificação de Conclusão de Ensino Médio, por meio do ENEM ou ENCCEJA, enviá-los ao setor responsável pela confecção do Certificado na Reitoria e entregá-los aos solicitantes;
  • Emitir o registro de Diplomas de cursos de Nível Técnico;
  • Encaminhar à Reitoria os processos para emissão de Certificados dos alunos da pósgraduação e de Diplomas de alunos da graduação;
  • Emitir Declarações de Proficiência para alunos que fizeram o ENEM ou ENCCEJA, mas que não conseguiram alcançar as notas em todas as disciplinas e solicitam o documento;
  • Providenciar listas nominais atualizadas de alunos regularmente matriculados e enviar aos demais setores pedagógicos a cada novo período escolar;
  • Providenciar documentos diversos pertinentes ao ciclo escolar para alunos, tais como: declaração de aluno regularmente matriculado, histórico escolar, diploma, entre outros;
  • Zelar pelo arquivamento da documentação de alunos ativos e egressos; 
  • Atender às demandas de trabalho das Coordenações de Ensino, Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação e Extensão, mantendo a articulação entre elas, objetivando contemplar, na prática, a indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão; 
  • Manter diálogo com a Diretoria de Desenvolvimento Educacional (DDE); CoordenadoriaGeral de Ensino (CGE) e com a Direção-geral, no intuito de contribuir para a construção do projeto educacional do campus.
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